―貴団体ではどの様な活動をおこなっていますか
山田様：当協会はスノーボードの健全な発展と普及を目的に、1982年に設立されました。
「教育」「競技」「安全対策」の３つを柱に、大会や講習会を通じてトップ選手並びにインストラクター等の育成、輩出。また、大会を運営する側のジャッジや役員の育成、啓蒙活動などをおこなっています。
現在、会員はインストラクターなどの有資格者や競技者を中心に約1万2千人が登録しています。
―会員管理システム「MiiT＋」導入のきっかけは
「20年ほど、独自で開発した会員管理システムを使ってきましたが、新機能を追加するためにはコストや時間もかかるなど、拡張性に限界を感じていたため、新システムを模索していました。第一条件は従来のシステムを踏襲し、さらに拡張性に優れている事。『MiiT＋』はそのいずれも満たしていた為、導入に踏み切りました」
―導入前に抱えていた問題は
「新規会員や入金情報など、情報更新をする為にはソフト開発を依頼した業者に、都度、情報入力を依頼していた為、時間とコストがかかっていました。資格の種類など、会員情報が複雑な上、全国６地区に渡る会員情報を共有する必要があり、旧来のシステムに限界を感じていました」
―導入に当たっては
「まずは従来のシステムをそのまま踏襲した上で、属性に応じた会員情報の検索機能、表計算ソフトや郵送用ラベルへの落とし込みができる事が最低条件でした。その上で各会員の資格情報が多く、データ項目が多くなるため、MiiT+を拡張したカスタマイズ機能を利用しています」
―導入後は
「導入して丸1年になりますが、業務効率、コスト面が大幅に改善されました。特にコスト面では職員を1人、2人ほど雇用できるほどのコストが削減できました。
登録料の支払いも従来のコンビニ決済などに加え、クレジットカード決済にも対応した為、決済確認の時間が大幅に早くなりました。
また、ビジュアルもシンプルな為、情報の差別化が図りやすく、クラウドになったことでサーバーへの負担が減り、保守メンテナンスも安心して任せられます」
―ワークフローの変化はありましたか
「WEBシステムになったことによってできる事が増えたので、この先何をしようかという発想が持てるようになりました。例えば、会員の活動履歴や趣向に応じたニュースや大会情報の配信などもしていきたいですね。また出先でも情報を確認できるため、大会や講習会の受付当日であっても、資格確認がすぐにできるため、会員の満足度も格段に向上したと感じます」
―現在、使用している主な機能は
「会員情報管理、資格管理、入金確認やメール配信などの情報発信です」
―今後、「MiiT＋」を通してどの様な活動をおこないたいですか
「会員が持つ資格は何種類もあるので、『MiiT＋』上で登録した顔写真を全ての資格IDに利用できるようにしたいですね。また、これはまだ開発段階なのですが、多くのファンを持つトップ選手のマイページにコラムやイベント情報などを入れることによって、会員同士の交流が図れるように出来たらと考えています」
―「MiiT＋」導入を考えている方へのメッセージをお願いします
「会員情報は協会や団体にとっては心臓部分だと思います。会員の問い合わせに対してすぐに応えられる様な環境を作ることが信用につながると考えます。その上で『MiiT＋』は心強いツールとなってくれると思います」
