―貴団体ではどのような活動をおこなっていますか
ご担当者様：早稲田大学商学部会計コースの大塚宗春ゼミの卒業生が中心となって、大塚先生を囲み、忘・新年会、ゴルフコンペ、大塚先生のお誕生日会など、定期的なイベントを通して、交流を図ります。20代から60代まで、縦のつながりを大事におよそ500人の会員がおります。
特定の担当者に集中する作業
―会員システムを導入しようと思われたきっかけは
当会は現役学生を含めた各世代で役割を分担する運営委員会という形でおこなってきましたが、数年前、大塚先生のご退官に伴い、毎回、活躍してくれた現役学生がいなくなったことで、卒業生のみで運営をしていくことが必要になりました。
この運営委員会で対応しましたが、働き盛りの方が多く仕事との両立の中で、負担のない運営システムの確立が急務でした。
初期投資ゼロの大きさ
―数あるシステムの中でMiiT＋を選ばれた理由は
有料の物も含めて、多くの会員管理システムを検討、2〜3ヶ月かけて有識者の間で比較しました。
初期投資がかかるものはどうしても費用対効果が計りにくいため、基本機能がすべて無料で使えるMiiT＋はトライする面で非常に有難かったですね。
他サービスと比べて、情報を把握しやすい画面や操作性などのユーザビリティのよさも採用の決め手となりました。
―MiiT＋導入前に抱えていた悩みはありますか？
まず、ゼミOBOG情報の管理は主にエクセルでの手入力によるものです。メールが中心ですが、音信不通の方には出欠確認も電話や往復はがきというアナログな方法でした。
情報を更新しようと思っても連絡がつかなくなってしまった人や、携帯のアドレスからフリーメールのアドレスがエラーで弾かれたりしてこちらからの連絡が届いていないこともありました。連絡が取れない人は、名簿を空白のまま更新せざるをえずストレスでした。
一度、あるオンラインストレージサービスを利用した事もあったのですが、パスワード管理など、安全面での不安や、誰が更新したか分からないという不便さがあったので、しばらくして元に戻しました。一度、更新がストップしてしまうと、復帰までにかなりのマンパワーを要していたので、効率的な手法を模索していました。
情報管理がシンプルに。安全面にも太鼓判。
―MiiT＋導入後に解決したことは何ですか？
情報管理がとても簡単になりました。
画面も見やすく、操作方法がシンプルなので、何がどうなっていると、必要な情報が一目で把握できることでしょうか。まだ名簿管理やメール等の基本的な機能しか使用していませんが、いずれも分かりやすく、作業負担は劇的に減りました。
プロスポーツ等で実績のある上場会社が運営しているので、情報管理セキュリティ面での不安を感じずにすみます。こちらは必要最小限の労力で効率的にゼミOBOGの連絡先などの管理ができるので助かっています。
―MiiT＋を導入して、一番良かったと思える点を教えてください
やはりこれが完全稼動すれば、みんながずっと使えるインフラ構築を提供できる、ことが大きいですね。
みなさんとの接点を提供できた、安堵感、満足感もあります。
なによりも仕事や生活でタイトな現状の中で、滞りのないコミュニケーションに割く時間が確保出来ず悩んでいましたので、導入によって精神的な負担が減りましたね。今後は１人でも多くシステムを理解してもらうことで、細かい情報更新は各自にお願いしようと思っています。
各世代とのつながりを保つインフラ
―今後、どのようにMiiT＋を活用していきたいと考えていますか？
ゼミOBOG会費等の決済については、現状、完全に振込み制なので、今後はクレジットカードだけでなく、一時的な銀行引き落とし、QRコード決済など、幅広い決済方法を取り入れたいですね。希望する機能としては、出欠の調整機能や、世代など属性に応じた条件検索機能でしょうか。
当ゼミのモットーは“Going concern”「継続的に物事をおこなっていく事」です。
大塚先生を筆頭に、長年培ってきたゼミの各世代のつながりを大切にしていくためにも、ゼミOBOG全員が積極的に参加してもらえるインフラとして機能させるべく、今後も積極的に活用していきたいですね。
